关于电子文档管理的一点体会
在上电子文档与管理这门课之前，我一直以为，它应该是一门以计算机为基础的操作性很强的课程。当我真正接触这门课候，才真正认识到，它是一门内容涉及了许多学科的综合性学科，例如涉及管理学，信息学，计算机科学等。
 首先，通过学习，让我知道了很多电子文档与管理方面的专业术语。例如，文档，在我们的意识中似乎它应该是用纸张书写的文件，或者是我们通常办公所用的word 文档，然则，从广义上讲任何能提供有用信息的物体，学术界甚至把砖头亦看做文档，文档不过是信息的一种载体。再如电子文档，或许，我们会毫不犹豫的认为，它就是将我们平时的纸质文档，输入到计算机中保存起来。这样，我们就大错特错了，在电子文档管理领域，电子文件被定义为：有计算机生成和处理的。其信息以二进制数字代码记录，故又被称为数字文件。其次让我感到吃惊的是，有些概念（术语）虽仅有一字之差，其含义竟可以截然不同。当然，当我们真正学习之后，才明白了其中的缘故。
 通过学习，我才知道，原来电子文档管理包括好几个方面的内容。① 电子文档的文件管理。②电子文档的档案管理。 并且，文件管理是档案管理的前提，档案管理是文件管理的继续和发展。这就是电子文档管理两大分支之间的联系。 基于电子文档的管理要求，电子文档在其产生，流转，归档及保存的整个过程，不仅要保证其能够在空间上跨平台处理交换，而且保证其在时间上适应计算机系统的更新换代，这对电子文档的格式有一定的要求，一般格式的文档，word , wps ,不能满足此方面的要求，最终被推荐的文档格式为xml, rtf, txt三种格式，其中xml以其独特的优势最为推崇。然而在国际范围内pdf格式的电子文档因其不依赖计算机的硬件配置，操作系统，能忠实的还原原文，因此迅速推广使用，并成为一种标准。
所谓无规矩不成方圆。电子文档管理也有其相应的管理原则。第一，全程管理原则，包括三个方面，①全面管理。 ② 系统管理。 ③ 过程管理。第二，前端控制原则。第三真实性，完整性和有效性的保障原则。基于元数据对电子文档管理的重要作用。我们可以用标准化或规范化的元数据格式对电子文档进行全面的描述，并且还可以利用数据对电子文档生命周期全过程有效控制。
随着电子信息技术的发展，利用计算机进行相关的工作已经很有必要。自然而然，计算机技术也被应用到电子文档管理工作中来。ERMS，就是我们所谓的电子文档管理系统，其核心是以信息技术支撑，具有文档保存功能，能对机构内产生的电子文档，档案部门保管的电子文档进行科学的管理。它有不同于DMS，后者是对存储在计算机外存上的，以一定文件名组织在一起的电子信息。而前者则是对机构或个人活动的开展，执行与完成过程中收到产生为该项活动证据的信息。
当然仅仅依靠ERMS并不能很好的对电子文档进行高效的管理。因为按照电子文档的周期理论。其被划分为⑤个阶段。①生成和认证②鉴定③控制与利用④最终处理⑤保护和利用。因此，只有将管理工作应用到文档生命周期的每一个阶段，才能动态，高效的管理好文档。采取电子文档的风险管理，规范管理等理论。可以说从某中角度来说，为电子文档更加科学，有效的管理，提供了一份保障。
最后，我发现，何止电子文档管理学科是这样的，其实在许多学科中，亦是如此。随着科研的深入，好多理论将会被推翻，好多新的思想方法，也会被加入。随着电子技术的发展，好的新技术将会被应用到社会生活中去，也只有这样才能尽快的让更多的学者了解最先进的思想方法，加快科研的时间。
电子文档管理是一种新生的事物，也有许多发展于完善的空间值得我们去学习，研究，探讨。相信在不久的将来，它会对人们的生活，工作产生更加深刻而有具体的影响。
                    11电信本         杨平          111509132